Kniha jízd zaznamenává datum, cíl, účel a počet ujetých kilometrů jednotlivých cest. Elektronická kniha jízd s GPS vytváří podklady z pohybu vozidla a pomáhá omezit ruční zapisování. Řidič následně kontroluje záznamy a doplňuje informace, které samotná poloha auta neprozradí. Například důvod návštěvy zákazníka.
Dopisují vaši řidiči jízdy zpětně a účetní opakovaně dohledává chybějící údaje? Ukážeme vám, co evidovat, jak může vypadat vzor knihy jízd a jak nastavit postup, který usnadní měsíční předávání podkladů.
1. Co je elektronická kniha jízd a jak funguje
Elektronická kniha jízd je digitální evidence cest vozidla. Může mít podobu ručně vyplňované tabulky nebo systému, který získává podklady automaticky z GPS jednotky.
Rozdíl poznáte při každodenním používání. Do tabulky musí řidič údaje sám zapsat. U řešení s GPS vzniká záznam z pohybu vozidla a řidič se při kontrole soustředí na doplnění souvislostí.
Co zaznamená systém a co doplňuje řidič
GPS systém poskytuje podklady o pohybu vozidla. Dostupné údaje a způsob jejich zpracování závisejí na konkrétní jednotce a službě.
Samotná poloha ale neurčí, proč se cesta uskutečnila. Návštěva stejné adresy může znamenat servis, obchodní jednání nebo předání materiálu. Účel jízdy je proto potřeba doplnit nebo ověřit.
Stejnou pozornost věnujte přiřazení řidiče a rozlišení služebních a soukromých cest.
2. Co evidovat v knize jízd
Pro účely prokazování daňových výdajů na pohonné hmoty podle § 24 odst. 2 písm. k) zákona o daních z příjmů uvádí pokyn GFŘ D-59 základní rozsah evidence jízd. Konkrétní požadavky ve vaší firmě nastavte s účetní podle používání vozidel a způsobu uplatňování výdajů.
Základní údaje o jednotlivých jízdách
| Údaj | Co zaznamenat |
|---|---|
| Datum jízdy | Den, kdy se cesta uskutečnila |
| Cíl jízdy | Místo, do kterého vozidlo jelo |
| Účel jízdy | Důvod cesty, například servis u zákazníka |
| Ujeté kilometry | Počet kilometrů příslušné jízdy |
Dále se vedou údaje o typu vozidla, registrační značce a stavu ujetých kilometrů na začátku a konci kalendářního roku. Případně při zahájení nebo ukončení činnosti či používání vozidla.
Další údaje pro snazší kontrolu
Pro běžný provoz doporučujeme evidovat také řidiče, výchozí místo, stav tachometru před jízdou a po ní a označení služební nebo soukromé cesty. Při práci pro více zákazníků pomůže i číslo zakázky.
Místo obecného „služebně“ použijte například „servis zařízení u zákazníka ABC, zakázka 125“. Záznam pak bude srozumitelný i po několika měsících.
3. Kniha jízd: vzor vyplnění
Následující vzor knihy jízd ukazuje, jak zachytit několik navazujících cest během pracovního dne. Údaje i vzdálenosti jsou ilustrativní.
Vozidlo: Škoda Octavia
Registrační značka: doplňte RZ vozidla
Řidič: Jan Novák
Období: listopad 2026
| Datum | Odkud a kam | Účel jízdy | Tachometr před jízdou | Tachometr po jízdě | Ujeto |
|---|---|---|---|---|---|
| 3. 11. 2026 | Provozovna → zákazník ABC | Servis zařízení, zakázka 125 | 48 200 km | 48 218 km | 18 km |
| 3. 11. 2026 | Zákazník ABC → velkoobchod | Vyzvednutí náhradních dílů | 48 218 km | 48 225 km | 7 km |
| 3. 11. 2026 | Velkoobchod → provozovna | Převoz dílů na provozovnu | 48 225 km | 48 240 km | 15 km |
Celkem za uvedené jízdy: 40 km.
Vzor můžete použít jako základ vlastní evidence. Doplňte k němu také potřebné údaje o vozidle a roční stavy kilometrů uvedené v předchozí kapitole.
Na co si dát při vyplňování pozor
Kontrolujte návaznost záznamů a jejich soulad se skutečným používáním auta. Pokud řidič během dne navštíví více zákazníků, zachyťte jednotlivé úseky tak, aby bylo jasné, kam jel a proč.
Chybějící cestu dohledávejte podle skutečných podkladů. Pomoci mohou záznamy jízd, kalendář, zakázky nebo předávací dokumenty.
4. Jak omezit ruční přepisování knihy jízd
Nejvíce zbytečné práce vzniká, když se stejné údaje opakovaně dohledávají a přepisují. Pomůže automatický sběr podkladů i jasná pravidla pro jejich doplnění a kontrolu.
Tip 1: Domluvte rozsah údajů s účetní
Nejprve zjistěte, které informace účetní potřebuje a v jaké podobě s nimi pracuje. Podle toho nastavte evidenci a ověřte dostupné výstupy vybraného systému.
Předejdete situaci, kdy řidiči celý měsíc vyplňují tabulku a při uzavírání období se zjistí, že některé údaje chybí.
Tip 2: Využijte automatický záznam jízd
Elektronická kniha jízd propojená s GPS vytváří podklady z pohybu vozidla. Řidič tak nemusí zpětně sestavovat celý průběh dne podle paměti.
Při výběru řešení si ověřte způsob záznamu jízd a dostupné funkce pro konkrétní vozidlo.
Tip 3: Účel cesty doplňujte průběžně
Nastavte krátký a pravidelný interval kontroly. Například doplnění chybějících údajů na konci pracovního dne.
Řidič si ještě pamatuje, co u zákazníka řešil. Stručný zápis v daný den bývá jednodušší než procházení kalendáře na konci měsíce.
Tip 4: Nastavte pravidla pro sdílená vozidla
Pokud se v autě střídá více lidí, určete způsob přiřazování řidičů. Domluvte také postup pro rozlišení služebních a soukromých cest.
Každý řidič by měl vědět, které údaje kontroluje a do kdy má doplnit případné nesrovnalosti.
Tip 5: Předávejte zkontrolované podklady
Určete odpovědnou osobu a termín měsíční kontroly. Před předáním účetní ověřte úplnost evidence, účely cest a případné rozdíly v kilometrech.
Cílem je předat jeden připravený přehled, ke kterému se nebudou postupně doposílat další opravy a vysvětlení.
5. Jak pomůže elektronická kniha jízd ONI system
V ONI system se informace získané z GPS jednotky automaticky přenášejí do knihy jízd. Podle vybavení a nastavení řešení lze pracovat také s identifikací řidičů, rozlišením typu jízdy nebo údaji o tankování. Podklady je možné využít i při elektronickém zpracování cestovních příkazů.
Před výběrem si s námi projděte zejména:
- kolik vozidel používáte,
- zda se v autech střídají řidiči,
- zda vozidla slouží i k soukromým cestám,
- jaké podklady potřebujete předávat účetní,
- zda chcete jízdy přiřazovat k zakázkám.
Konkrétní funkce vždy ověříme podle vozidla, jednotky, zapojení a sjednané služby.
Časté otázky k elektronické knize jízd
Co obsahuje kniha jízd?
Základní záznam zachycuje datum, cíl, účel a ujeté kilometry. Evidence dále zahrnuje údaje o vozidle a příslušné počáteční a konečné stavy kilometrů. Pro firemní kontrolu se hodí doplnit také řidiče a další související údaje.
Je tabulka v Excelu elektronická kniha jízd?
Tabulka může sloužit jako digitální evidence jízd. Pokud do ní všechny údaje zapisujete ručně, sběr dat zůstává na řidiči. Řešení s GPS získává podklady z pohybu vozidla.
Vyplní elektronická kniha jízd všechno automaticky?
Rozsah automaticky získaných údajů závisí na konkrétním řešení. Účel cesty je potřeba doplnit nebo ověřit. Kontrolu vyžaduje také správné přiřazení řidiče a typu jízdy.
Jak často knihu jízd kontrolovat?
Doporučujeme doplňovat chybějící informace průběžně, například na konci pracovního dne. Před měsíčním předáním účetní proveďte kontrolu celého období.
Pomůže elektronická kniha jízd i malé firmě?
Může pomoci i při menším počtu vozidel, pokud řidiči často cestují a ruční evidence zabírá čas. Při rozhodování zvažte počet jízd, střídání řidičů a náročnost přípravy podkladů.
Zjednodušte si evidenci firemních jízd
Dopisují vaši řidiči cesty zpětně a účetní opakovaně žádá o chybějící údaje? Probereme s vámi možnosti elektronické knihy jízd a doporučíme řešení podle používání vašich vozidel.